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The Making of the 2012 Edition of the Screening Handbook: Reflections One Year Later

By at 9:48 am Monday, Oct, 07 2013 • 0 Comments

*** Le texte français suit ***

By Paula Speevak Sladowski
Interim President & CEO

 

One year and hundreds of workshops, webinars and downloads later, I am reflecting on the intense and exciting process of Volunteer Canada creating the 2012 Edition of the Screening Handbook, on behalf of Public Safety Canada. 

It was late fall in 2011 and we had just hosted the National Dialogue on Screening. As we heard from leaders of national organizations, law enforcement agencies and policy-makers about how much our landscape had changed over the past decade, we knew that we needed to respond to these legislative changes and social trends. 

We learned that some organizations still thought that screening was all about Police Records Checks, and mistakenly looked to the police to approve or clear candidates.  Others saw screening as simply the upfront activities related to selecting a volunteer - without considering the important role that orientation, training and ongoing supervision play in the screening process.  There was confusion about the process for obtaining a Vulnerable Sector Check, and frustration with long wait times. Not to mention the reactions of candidates when asked to submit to finger printing. How could we keep people motivated and engaged?

Updated laws related to privacy, disabilities, human rights and child protection had been passed in provinces, territories and municipalities throughout the country.  How did this influence the questions we asked on applications and in interviews? What about the security of our volunteer files?  While the safety of people will always trump access to volunteer experiences, how would we balance the value of protecting vulnerable people, with the value of providing opportunities for people to connect with community?

Early in the winter of 2012, Public Safety Canada engaged Volunteer Canada to revise the Screening Handbook. (To be delivered by the end of March!)  Fortunately, we were far from starting from scratch and I wasn’t alone. The original Screening Handbook, produced in 1996 and spearheaded by a most brilliant social entrepreneur, Lorraine Street, provided a strong foundation for looking at screening from a legal, moral, ethical and practical point of view.

Despite the ambitious scope and timelines of the project, nobody needed to be convinced to work on the new Screening Handbook.  Lorrie Hathaway of Volunteer Toronto acted as though she had won the lottery, and patiently reviewed each and every line for accuracy, nuance and flow.  Mark Scott of the RCMP, who is able to cite sections of the Canadian Criminal Code by heart, always supplied us with jokes: “What do patios and non-profit organizations have in common?  They both need screening!”) Maria Da Silva, with her unique combination of expertise in screening and privacy legislation, wrote a brand new chapter on Access to Information and Privacy.  Of course, Oh Henry! bars were also an invaluable resource. 

It was a great bonding experience between Volunteer Canada, Volunteer Toronto, Volunteer BC, Volunteer Alberta, The Ontario Volunteer Centre Network and the Fédération des centres d’action bénévole du Québec.  Together, we explored the legislative framework in the provinces and territories and made sure that the material had Pan-Canadian relevance. 

We also got to know our colleagues at Big Brothers, Big Sisters of Canada and VON Canada – people who really understand the complexity of working with vulnerable populations.  At Public Safety Canada, we had an equally dynamic team beside us: Cliff Yumansky and Carole Leduc were there to review, verify and amplify the work every step of the way. 

What I found most amazing about the collaboration was that these organizations and people were not helping Volunteer Canada with our work, but rather, we were working together on our collective work.  That was the spirit out of which the Handbook came to be.

With the updated legislative framework and more accessible language, the Ten Steps of Screening remained the centerpiece of the new screening handbook. The steps are:

1.       Assessment

2.       Position Description

3.       Recruitment

4.       Application

5.       Interview

6.       Reference Checks

7.       Police Records Checks

8.       Orientation and Training

9.       Supervision

10.   Evaluation & Feedback

Additionally, the benefits of screening are broader and the Handbook now includes: better matching between people and organizations, improving safety and quality of programs and mitigating risk and liability.  In addition, the Handbook also speaks to an integrated human resource approach.  To quote Lorraine Street:

  “It is what a person does in an organization, not what they are paid, that determines how we screen people.”

Organizations are responsible for the work that is done on their behalf, whether it is carried out by a paid employee or by a volunteer.  Organizations are also responsible for creating a safe working environment that is free from discrimination for paid employees and volunteers alike.  We have heard from many organizations that have been using the Handbook, and they have developed screening policies and practices that apply to both volunteers and paid employees. 

On a personal note, in the winter of 2012 my father was ill. I parked myself in my parents’ house and sequestered myself in my old bedroom to write and revise. In between, I helped prepare favourite foods and hung out in the evenings playing Yahtzee, with Ian and Sylvia’s Four Strong Wind blasting on the phonograph.  In some way, one year since my father’s death, I privately dedicated the work on the Screening Handbook to him.

As we approach the one-year anniversary of the 2012 Edition of the Screening Handbook on October 17th, we wish to thank everyone who contributed to its success, including Public Safety Canada for showing leadership and support. Importantly, special thanks to all those who have used the Handbook to improve the screening practices in communities throughout Canada. 

  

Édition 2012 du guide sur le filtrage : un an plus tard, je me souviens

Une année s’est écoulée depuis sa parution, une année chargée d’ateliers, de rencontres et de séminaires et je repense aujourd’hui au cheminement intense et fébrile qui a mené à la création de l’édition 2012 du Guide sur le filtrage par Bénévoles Canada au nom de Sécurité publique Canada.

Tout a commencé à l’automne de 2011, avec le Dialogue national sur le filtrage organisé par Bénévoles Canada. Des dirigeants d’organismes nationaux, des agents d’application de la loi, des décisionnaires sont venus dire à quel point le paysage s’était transformé au cours de la dernière décennie. Nous avons compris qu’il était temps de nous ajuster à ces changements de lois et aux nouvelles tendances sociales.  

Certaines organisations pensaient encore que le filtrage consistait à vérifier l’existence d’un casier judiciaire et s’attendaient à ce que la police s’en occupe. D’autres envisageaient le filtrage comme une étape préliminaire à la sélection d’un bénévole en ignorant les rôles importants de l’orientation, de la formation et de la supervision continue. On ne savait pas trop comment procéder pour vérifier les antécédents d’un bénévole appelé à travailler auprès de personnes vulnérables et on se lamentait sur les délais d’attente interminables. Les choses se gâtaient carrément quand un candidat était prié de se soumettre à une prise d’empreinte. Après tout cela, comment faire pour motiver et fidéliser des bénévoles ?

Par ailleurs, il existait de nouveaux textes de loi dans les provinces, les territoires et les municipalités sur le droit de la personne, le respect de la vie privée, les droits des personnes handicapées, la protection de la jeunesse. Comment les refléter sur les questions à poser dans les offres de travail et les entrevues ? Qu’en était-il de la sécurité des dossiers de nos bénévoles ? Quoique le bien-être des bénéficiaires ait toujours primé dans le contexte du bénévolat, comment arriver à protéger les personnes vulnérables tout en donnant la chance aux citoyens de faire leur part dans la communauté ?

Au début de 2012, Sécurité publique Canada a confié à Bénévoles Canada la révision du Guide sur le filtrage (pour publication fin mars !). Fort heureusement, Bénévoles Canada n’en était pas à ses premières armes et je ne me retrouvais pas seule devant la tâche. Le premier Guide sur le filtrage, produit en 1996 sous la direction d’une brillante entrepreneure sociale, Lorraine Street, constituait une base solide pour envisager le filtrage sous ses différents aspects, juridique, moral, éthique et pratique.

Malgré l’ampleur du défi et les contraintes de temps, personne ne s’est fait prier pour travailler sur le nouveau Guide. Lorrie Hathaway de Volunteer Toronto donnait l’impression d’avoir gagné à la loterie tant elle mettait d’enthousiasme à scruter chaque ligne et chaque nuance de chaque mot. Mark Scott de la GRC, qui peut vous réciter toutes les sections du Code criminel à l’envers et à l’endroit, n’était jamais à court d’une blague ou d’un bon mot pour remonter le moral. Maria Silva, grâce à son expertise unique qui recouvre aussi bien le filtrage que la législation sur la protection des renseignements personnels, s’est attaquée à la rédaction d’un tout nouveau chapitre sur l’accès à l’information et la vie privée. Et il y a eu aussi, nous ne l’oublions pas, le recours précieux des barres de Oh Henry!

Ce fut l’occasion d’un bel exercice de solidarité entre Bénévoles Canada, Volunteer Toronto, Volunteer BC, Volunteer Alberta, le Réseau des centres d’action bénévole de l’Ontario et la Fédération des centres d’action bénévole du Québec. Tous ensemble ont épluché la législation  de chaque province et territoire pour s’assurer que le Guide serve à tous les Canadiens.

Bénévoles Canada a eu la chance de côtoyer, à cette occasion, les Grands Frères, les Grandes Sœurs et VON Canada, des gens qui saisissent mieux que quiconque la complexité du travail auprès des populations vulnérables. Sécurité publique Canada nous a également apporté le dynamisme de son équipe avec Cliff Yumansky et Carole Leduc, toujours prêts à nous épauler, à valider nos données et à nous ouvrir de nouvelles perspectives.

Ce qui m’a le plus frappée, c’est que toutes ces personnes et tous ces organismes ne donnaient pas l’impression de vouloir aider Bénévoles Canada dans son travail, mais plutôt d’œuvrer ensemble à une tâche collective. C’est dans cet esprit que s’est forgé le Guide sur le filtrage.

Avec la mise à jour du cadre législatif et un langage plus accessible, les dix étapes du filtrage forment l’essentiel du nouveau Guide. Elles se résument ainsi :

  1. Évaluation
  2. Description de poste
  3. Recrutement
  4. Formulaire de demande d’emploi
  5. Entrevue
  6. Références
  7. Vérifications policières
  8. Orientation et formation
  9. Soutien et supervision
  10. Suivi et commentaires

Le filtrage rend de nombreux autres services et le Guide en couvre les aspects suivants : mieux jumeler les bénévoles et les organismes, améliorer la sécurité et la qualité des programmes, réduire les risques et la responsabilité. Le Guide insiste aussi sur une approche intégrée aux ressources humaines. Pour citer Lorraine Street : C’est le rôle qu’une personne est appelée à jouer dans une organisation, et non pas son salaire, qui détermine l’importance du filtrage.

Les organisations sont responsables du travail qui se fait en leur nom, peu importe qu’il soit exécuté par un employé ou par un bénévole. Les organisations sont également responsables de leur environnement, qui doit être sécuritaire et non discriminatoire, tant pour les employés rémunérés que pour les bénévoles. Nous avons reçu beaucoup de commentaires de la part d’organisations qui se servent du Guide : les politiques et les pratiques de filtrage qu’ils ont mises au point s’appliquent indifféremment à leurs bénévoles et leurs employés rémunérés. 

Sur un registre personnel, j’ajouterai que durant cet hiver de 2012, mon père est tombé malade. Je suis donc retournée vivre dans la maison de mon enfance, où j’ai réintégré mon ancienne chambre à coucher pour me concentrer sur la rédaction et la révision du Guide. Dans mes temps libres, j’aidais à préparer les plats de mon enfance et les soirées se passaient à jouer au Yahtzee en écoutant Ian et Sylvia chanter Four Strong Winds comme au bon vieux temps. C’est pourquoi, au fond de mon cœur, un an après la mort de mon père, je lui dédie le Guide sur le filtrage.

Sur le point de célébrer le premier anniversaire de l’édition 2012 du Guide sur le filtrage le 17 octobre prochain, nous tenons à remercier tous ceux qui ont contribué à son succès, et principalement Sécurité publique Canada qui nous a guidés et soutenus. Et surtout, nous voulons dire un grand merci à tous ceux qui se servent du Guide pour améliorer leurs méthodes de filtrage d’un bout à l’autre du pays.