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9 things charities want companies to know about asking to volunteer / 9 choses que les organismes charitables en quête de bénévoles veulent que les entreprises sachent

By Volunteer Canada at 9:40 am Wednesday, May, 10 2017 • 0 Comments

Requests for 100 employee volunteer spots in a single day.

Looking for some way to pitch in… next week.

Volunteers keen to plant trees, without a budget for supplies.

Community organizations get a lot of requests from companies looking for volunteer opportunities for their employees – some get dozens of offers of support monthly. While always well-intentioned, sometimes company requests are simply not possible to meet, and put the community organization under stress. 

“There is a concern that saying we can’t absorb this number of volunteers, or I’m sorry there isn’t enough time to plan, the company will never come back, or worse, will pull their support if they are a donor,” shared a participant at a gathering in March of charity representatives, hosted by Volunteer Toronto.

Here are some of things community organizations would like companies – including employee groups and departments who are self-organizing – to know to ensure a positive experience for employees and the community they want to support:

  1. Have flexibility – Especially around dates. And be open to volunteer tasks you haven’t thought of.
  2. Lots of lead time – Please make your requests no later than two months before your ideal event date in order to ensure proper planning.
  3. Even more lead time for working with youth and vulnerable populations – Volunteers need police checks and vulnerable sector screening to work with kids, seniors, persons with disabilities, etc.  It can take up to 4 months to get these and there are fees to process. The good news: once employees have these checks done, they are often good for a year or more.
  4. There aren’t many opportunities for groups of more than 20 – For some organizations, 10 is really their max to make sure volunteers have something useful to do to advance the organization’s mission. If you have larger groups, plan to split them up and approach several charities.
  5. Donors, please be aware – If it wasn’t in the donor agreement, an employee volunteer event isn’t guaranteed. Let’s have a conversation about what’s possible!
  6. Budget – Volunteering opportunities cost community organizations in terms of both supplies and staff time. Be prepared to discuss the costs with your community partner and be willing to cover.
  7. Ensure employees reaching out are aware of corporate policies – Community organizations are seeing an uptick in requests from employees representing their department or employee resource groups (rather than requests coming through the CSR or Public Affairs team). This initiative is terrific and companies support these keen organizers by ensuring that volunteering policies (e.g. on budget, health and safety, etc.) are shared widely in companies.
  8. Consider a longer-term commitment – Some amazing transformational opportunities happen with ongoing volunteer roles for employees, such as mentoring or sharing skills like marketing, accounting, etc. Speak with community organizations about creative ways to support them over time.
  9. If not this time, come again – If a community organization says your volunteer request doesn’t fit their needs or capacity at this time, ask them about what would be a better fit and plan to chat with them again the next time employees are looking for a way to give back.

For more guidance on creating corporate-community partnerships, read The Canadian Code for Employer-Supported Volunteering.

For examples of companies leading the way in employer-supported volunteering, read Leading with Intention: Employer-Supported Volunteering in Canada

 

Photo: PwC Canada's ESV team from Leading With Intention / L'équipe de BAE de PwC Canada figurant dans la ressource Mener intentionnellement

 

Demande de 100 employés bénévoles pour une seule journée.

Chercher des façons de faire sa part… la semaine prochaine.

Des bénévoles désireux de planter des arbres, mais sans budget pour les fournitures.

Les organismes communautaires reçoivent beaucoup de demandes de la part d’entreprises en quête d’occasions de bénévolat pour leurs employés – certains reçoivent des douzaines d’offres d’aide tous les mois. Mais malgré les bonnes intentions des entreprises, certaines demandes ne sont simplement pas réalisables et causent beaucoup de stress aux organismes communautaires. 

« Les organismes communautaires craignent que s’ils disent à une entreprise qu’ils ne peuvent accommoder un si grand nombre d’employés ou qu’ils n’ont malheureusement pas assez de temps pour planifier l’événement, cette entreprise ne s’adresse plus à elles a ou, pis encore, retire son appui s’il s’agit de donateurs », explique un participant à une réunion de représentants d’organismes charitables tenue en mars dernier et organisée par Bénévoles Toronto.

Voici quelques points dont les organismes communautaires aimeraient que les entreprises – y compris les groupes d’employés et les services qui s’organisent par eux-mêmes  – tiennent compte pour aider les employés et les collectivités qu’ils desservent à vivre des expériences positives :

  1. Être accommodants – Surtout en ce qui a trait aux dates; être prêts à s’adonner à des tâches bénévoles auxquelles ils n’auraient pas pensé.
  2. Prévoir un délai suffisant – Faire la demande au moins deux mois avant l’événement idéal pour permettre une planification adéquate.
  3. Prévoir un délai encore plus long dans le cas du travail auprès de jeunes ou de groupes vulnérables – Les bénévoles doivent faire l’objet d’un filtrage de la part de la police et du secteur vulnérables pour pouvoir œuvrer auprès d’enfants, d’aînés, de personnes handicapées, etc. Il faut parfois attendre jusqu’à quatre mois pour obtenir les résultats d’un filtrage et il y a des frais connexes. La bonne nouvelle, c’est qu’une fois que les employés ont réussi l’étape du filtrage, ces résultats sont en vigueur pour un an ou plus.
  4. Il n’y a pas beaucoup d’occasions qui permettent d’accommoder les groupes de plus de 20 employés – Afin de garantir que chaque bénévole a la chance d’accomplir quelque chose qui favorise l’avancement de la mission de l’organisme, certains organismes n’acceptent pas plus que 10 bénévoles à la fois. Si vous faites affaire avec de  gros groupes, songez à les diviser et à prendre contact avec plusieurs organismes charitables.
  5. Donateurs, soyez aux aguets – Si un événement avec des employés bénévoles n’était pas prévu dans l’entente de don, la tenue de cet événement n’est pas garantie. Assurez-vous d’avoir une discussion en ce sens pour voir ce qui est possible!
  6. Budget – Les occasions de bénévolat imposent des coûts aux organismes communautaires, tant sur le plan des fournitures que du temps du personnel. Soyez prêts à discuter des coûts avec votre partenaire communautaire et à les absorber.
  7. S’assurer que les employés qui s’engagent sont au courant des politiques de l’entreprise  – Les organismes communautaires constatent une hausse des demandes de la part d’employés qui représentant leur service ou de groupes d’employés (au lieu de demandes provenant du bureau de la RSE ou de l’équipe des affaires publiques). Ces initiatives sont formidables et les entreprises se doivent d’appuyer ces ambitieux organisateurs en s’assurant que leurs politiques sur le bénévolat (p. ex., respect du budget, questions de santé et sécurité, etc.) sont largement disséminées à la grandeur de l’entreprise.
  8. Songer à un engagement à long terme – D’extraordinaires occasions de transformation sont créées quand les employés ont la chance de s’adonner à des activités bénévoles à long terme, comme des activités de mentorat ou le partage de compétences en marketing, en comptabilité, etc. Discutez avec les organismes communautaires des façons créatives qui s’offrent de les aider à plus long terme.
  9. Si pas cette fois, revenez à la charge – Si un organisme communautaire dit que votre offre de bénévolat ne concorde pas avec ses besoins ou capacités pour l’instant, demandez-lui ce qui conviendrait mieux et planifiez une autre conversation avec lui la prochaine fois que  vos employés expriment le désir de faire du bénévolat.

Pour obtenir des conseils sur la façon d’établir des partenariats entre les entreprises et les organismes communautaires, lisez le Code canadien du bénévolat appuyé par l’employeur.

Pour des exemples d’entreprises qui sont devenues des chefs de file dans le domaine du bénévolat appuyé par l’employeur, lisez Mener avec intention – le bénévolat appuyé par l’employeur au Canada.


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