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Sharing Best Volunteer Management Practices at the National RAP Conference / Partagez les meilleures pratiques en géstion du bénévolat à la conférence nationale PAR

By Volunteer Canada at 3:44 pm Thursday, Mar, 23 2017 • 0 Comments

On March 9, 2017 Volunteer Canada participated in the National Refugee Assistance Program Conference 2017 in Ottawa. We moderated a panel entitled Building A Volunteer Base where participating organizations shared examples of best practices for managing volunteers to support newcomers and refugees to Canada.

Here are some highlights from the conference session:

The Cross Cultural Learner Centre in London ON shared their newly developed Volunteer Manual and database. Both resources have improved the centre’s ability to manage their growing number of volunteers. The Volunteer Manual outlines clear and consistent practices for volunteers and staff, while the database improves tracking and record keeping.

The New Canadians Centre in Peterborough ON shared how Volunteer Support Groups assist newcomer families as they settle into Canadian community life. At a recent recruitment event, the centre was overwhelmed when several hundred people showed up to be part of this program, far more than the 50 the organization had planned for.

The Open Door Society in Saskatoon, shared how they are matching Canadian youth with newcomer youth to exchange and celebrate their cultures, as well as participate in school and summer programs together.

The Manitoba Interfaith Immigration Council (MIIC) continues to reach out and collaborate with other community groups and service providers. They also have mobile teams in place to support newcomers in their community.

In addition, Volunteer Canada presented the Volunteer Management Handbook and heard from organizations about how they are using this new resource in their work.

Notably, the MIIC shared how the handbook has become a key resource for staff and volunteers in order to implement improvements to routine tasks.

“As a framed structure for volunteer management, it is a valuable tool for our counsellors to provide accurate information to volunteers and potential volunteers,” said Jean Pierre Venegas, Senior Manager, Volunteer & Reception Services.

As local community experts in volunteer management, Volunteer Centres are also a valuable resource for settlement organizations. Recently, Volunteer Centres in Kitchener-Waterloo and Moncton held workshops for settlement and other organizations supporting newcomers in their communities. Both promoted the Volunteer Management Handbook, participants exchanged best practices in volunteer management and shared their experiences on assisting newcomers and refugees.

Bringing organizations together at the conference was beneficial for all as it broadened the network of support. Collaboration helps to build capacity of service providing organizations to better manage the many volunteers who are generously giving their support to welcome newcomers to Canada.

The Volunteer Management Handbook can be accessed at:

https://volunteer.ca/content/volunteer-management-handbook-resource-service-providing-organizations-assisting-newcomers

 

 

Le 9 mars 2017, Bénévoles Canada participait à la conférence nationale du Programme d’aide à la réinstallation (PAR) 2017 qui se déroulait à Ottawa. Nous animions une table de discussion intitulée Bâtir un bassin de bénévoles qui permettait aux organismes participants de partager des exemples de pratiques exemplaires pour gérer les bénévoles qui viennent en aide aux réfugiés et aux nouveaux arrivants au Canada.

Voici quelques faits saillants de cette séance :

Le Cross Cultural Learner Centre de London, en Ontario, a présenté le guide du bénévolat et la base de données qu’il a nouvellement mis au point. Ces deux ressources ont aidé le Centre à mieux gérer son nombre croissant de bénévoles. Le guide du bénévolat fait état de pratiques claires et uniformes pouvant s’avérer utiles aux bénévoles et au personnel tandis que la base de données permet d’améliorer les activités de surveillance et de tenue de dossiers.

Le New Canadians Centre de Peterborough, en Ontario, a expliqué en quoi les groupes de soutien bénévoles aident les familles des nouveaux arrivants à s’intégrer à la vie des collectivités canadiennes. Lors d’un récent événement de recrutement, le centre a été inondé quand plusieurs centaines de personnes ont répondu à l’appel et exprimé le désir de participer au programme, bien plus que les 50 bénévoles prévus.

L’Open Door Society de Saskatoon a raconté comment elle procède pour créer des jumelages entre des jeunes Canadiens et des jeunes nouveaux arrivants afin de leur permettre d’échanger et de célébrer leurs cultures et de les encourager à participer ensemble à des programmes scolaires et d’été.

Le Manitoba Interfaith Immigration Council (MIIC) continue de tendre la main à d’autres groupes communautaires et fournisseurs de services et de collaborer avec eux. Le conseil a aussi mis sur pied des équipes mobiles pour venir en aide aux nouveaux arrivants qui désirent s’installer dans leur collectivité.

De plus, Bénévoles Canada a présenté le Guide de gestion des bénévoles et a appris de quelle façon divers organismes se servent de cette nouvelle ressource dans le cadre de leur travail.

Notamment, le MIIC a expliqué en quoi le guide est devenu une ressource clé pour le personnel et les bénévoles puisqu’il leur permet d’améliorer une gamme de tâches courantes.

« En tant que cadre structuré de gestion des bénévoles, le guide constitue un précieux outil qui aide nos conseillers à fournir les bons renseignements aux bénévoles actuels et éventuels », a expliqué Pierre Venegas, directeur principal, Services de bénévolat et d’accueil.

À titre d’experts communautaires en gestion des bénévoles, les Centres d’action bénévole constituent également une précieuse ressource au service des organismes qui s’occupent d’établissement. Les Centres d’action bénévole de Kitchener-Waterloo et de Moncton ont récemment organisé des ateliers à l’intention des organismes responsables de l’établissement et d’autres organismes qui desservent les nouveaux arrivants. Dans les deux cas, les organisateurs ont présenté le Guide de gestion des bénévoles. Ils ont aussi encouragé les participants à échanger des pratiques exemplaires en gestion des bénévoles et à relater leurs propres expériences sur la façon d’aider et de soutenir les nouveaux arrivants et les réfugiés.

Le rassemblement des organismes dans le cadre de cette conférence a profité à tous puisqu’il a permis d’élargir le réseau de soutien. La collaboration aide à renforcer les capacités  des organismes de services pour leur permettre de mieux gérer les nombreux bénévoles qui donnent généreusement de leur temps et de leurs efforts pour bien accueillir les nouveaux arrivants au Canada.

Le Guide de gestion des bénévoles est accessible en allant à :

https://benevoles.ca/content/guide-de-gestion-des-benevoles


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